Vorbereitete Besprechungen sind effektiv und sparen Geld
Besprechungen gehören zum betrieblichen Alltag. Sie sind notwendig, weil durch sie Mitarbeiter sich gegenseitig informieren, Absichten und Gedanken austauschen, Fragen und Missverständnisse klären, Meinungsverschiedenheiten und Konflikte auf den Tisch kommen und nicht zuletzt Entscheidungen gefällt werden. Während jedoch viele Prozesse in Unternehmen immer effektiver gestaltet werden, hat sich bei den Besprechungen nicht viel geändert. Die Folge ist, dass Besprechungen nicht nur ineffektiv sind, sondern auch teuer. Am Beispiel einer dreistündigen Besprechung mit 10 Teilnehmern rechnet der Autor vor, dass diese Besprechung das Unternehmen 3600 € kostet.
Die These des Autors ist: Durch eine professionell Vorbereitung und handwerkliche Techniken der Gesprächsführung lässt sich die Qualität der Besprechungen verbessern. Beispiele für solche Verbesserungen sind: Besprechungen sollten teilnehmerorientiert gestaltet werden, klare Zielvorgaben haben, eine folgerichtige Besprechungsstruktur besitzen und offen und nachvollziehbar protokolliert werden.
Besprechungen für unterschiedliche Situationen
Das Buch stellt Besprechungstechniken für drei unterschiedliche Situationen vor.
- Besprechungen als Problemlösungsprozess:
Hier müssen Betroffene und Fachkundige gemeinsam eine Lösung finden. Dabei haben sie unterschiedliche Sichtweisen auf das Problem, die in der Besprechungen auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden müssen.
- Besprechungen als Entscheidungsinstrument:
In Organisationen müssen nicht nur Einzelentscheidungen gefällt werden, sondern in den meisten Fällen werden Entscheidungen durch eine Gruppe von Menschen getroffen. Die Qualität dieser Entscheidungen steigt, wenn dafür in der Besprechung ein systematischer und lösungsorientierter Entscheidungsprozess gestaltet wird.
- Besprechung als Führungsinstrument:
Besprechungen mit Gruppen von Mitarbeitern werden Mitarbeiterbesprechungen genannt. Sie sollten nicht nur Sachergebnisse liefern, sondern auch das Arbeitsverhalten der Mitarbeiter beeinflussen. Sie sind damit ein wirksames Instrument der Personalführung.
Besprechungen müssen effektiv sein
Effektiv werden für den Autor Besprechungen vor allem dadurch, dass sie ziel- und teilnehmerorientiert geführt werden, gut vorbreitet sind und nachbereitet werden. Der Autor bietet für zielgerichtete Besprechungen einen Leitfaden an, mit der Besprechungsleiter auch bei problematischer Zusammensetzung der Teilnehmer und schwierigen Themen das bestmögliche Ergebnis erzielen kann. Neben einem strukturierten Vorgehen in der Besprechung ist vor allem auch das Verhalten des Besprechungsleiters entscheidend. Dafür gibt es unter anderem folgende Erfolgsregeln: Positives Gesprächsklima schaffen, Ziel- und Verhaltensregeln festlegen, Probleme transparent machen und keine voreilige Kritik zulassen.
Nach der Erfahrung des Autors lassen sich viel Zeitverschwendung und Verdruss bereits durch eine sorgfältige Besprechungsvorbereitung vermeiden. Die Themen der Besprechungsvorbereitung erstrecken sich von der Festlegung des Besprechungsziels über die prozessorientierte Gestaltung der Tagesordnung bis hin zur Ausgestaltung des Besprechungsraumes.
Der Protokollierung und Nachbereitung der Besprechung hat der Autor ein eigens Kapitel eingeräumt. Hierin geht auf die verschiedenen Protokollformen, die Maßnahmen für die Umsetzung der Besprechungsergebnisse und die Nachschau zur Besprechungsoptimierung ein.
Der Nutzen für den Leser
Der Leser erhält in dem Buch einen Überblick über die verschiedenen Formen von Besprechungen sowie Checklisten und Tipps. Der Inhalt selbst bietet keine neue Erkenntnisse und auch die vorgestellten Techniken sind in vielen anderen Büchern beschrieben. Zu kurz kommen im Buch die Themen, die heute den Besprechungsalltag bestimmen: Beamer, mehrsprachige Meetings, Telefon- und Viedokonferenzen und Internettools für Meetings. Hier erhält der Leser nur wenig Hinweise.
Der Stil
Das Buch ist übersichtlich gegliedert, enthält Checklisten, Bilder, Merksätze und Marginalien am Rand, mit denen Themen schnell aufgefunden werden. Es ist sehr nüchtern geschrieben und enthält wenig Elemente, die das Interesse des Lesers am Thema wecken.
Fazit
Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen ist ein weiteres Buch über Meetings, das die bekannten Regeln, Techniken und Tipps übersichtlich darstellt, jedoch ohne besondere eigene Note ist.
(MWonline zur Verfügung gestellt von Dr. Tomas Bohinc)
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(Bohinc 13.04.2009) |
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